CGU
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (les « CGU ») définissent les conditions d’accès et d’utilisation de la plateforme Ciceria (la « Plateforme »), éditée par la société Ciceria, SAS au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Nîmes sous le n° 990 865 842, dont le siège social est situé 1375 chemin de Blazin, 30000 Nîmes (« Ciceria »), et accessible depuis le site ciceria.fr.
Les conditions de commande et d’exécution des services accessibles via la Plateforme sont définies dans les Conditions Générales de Services (les « CGS »), qui complètent les présentes CGU. L’utilisation de la Plateforme emporte acceptation pleine et entière des CGU et des CGS.
Les CGU sont conclues entre professionnels. Les dispositions du Code de la consommation, notamment le droit de rétractation, ne sont pas applicables.
2. Définitions
Plateforme — la solution logicielle Ciceria, accessible en mode SaaS, permettant la préparation, le contrôle, la signature et la transmission de Formalités.
Cabinet — la structure d’exercice professionnel (cabinet d’expertise comptable, cabinet d’avocats ou office notarial) titulaire d’un compte sur la Plateforme.
Utilisateur — toute personne physique rattachée au Cabinet et disposant d’un accès individuel à la Plateforme.
Formalité — toute démarche déclarative relative à la vie d’une entreprise (création, modification, dissolution, dépôt d’actes, dépôt des comptes) préparée via la Plateforme et transmise au guichet unique des formalités d’entreprises (le « Guichet Unique »).
Dossier — l’ensemble des documents, données et pièces justificatives relatifs à une Formalité.
Organismes destinataires — les registres, greffes, organismes sociaux et administrations destinataires ou valideurs des Formalités.
Client final — l’entreprise ou la personne pour le compte de laquelle le Cabinet, en sa qualité de mandataire, réalise une Formalité.
Identifiants Guichet Unique — les identifiants de connexion du Cabinet à son compte sur le Guichet Unique, renseignés dans la Plateforme pour permettre la transmission et la synchronisation des Formalités.
3. Accès à la Plateforme et création du compte
3.1 Un service réservé aux professionnels réglementés
La Plateforme est exclusivement réservée aux experts-comptables, avocats et notaires exerçant en France et agissant dans le cadre de leur activité professionnelle. Lors de l’onboarding, Ciceria procède à une vérification du Cabinet sur la base de son numéro SIRET. Le Cabinet garantit exercer légalement l’une des professions précitées, fournir des informations exactes lors de l’onboarding, et disposer des habilitations nécessaires pour agir en qualité de mandataire de ses Clients finaux.
3.2 Création et activation du compte
L’Utilisateur ne crée pas lui-même son compte : les comptes sont générés par Ciceria à l’issue d’une phase d’onboarding du Cabinet. Chaque Utilisateur reçoit un courrier électronique d’activation contenant un lien personnel lui permettant de définir un mot de passe sécurisé et d’accepter les présentes CGU ainsi que les CGS. Cette acceptation est une condition préalable et obligatoire à l’utilisation de la Plateforme.
3.3 Comptes multiples
Un même compte Cabinet peut regrouper plusieurs Utilisateurs, chacun disposant d’identifiants personnels. Le Cabinet est responsable de la gestion des accès de ses Utilisateurs et notifie sans délai à Ciceria tout départ de collaborateur devant entraîner la désactivation d’un accès.
3.4 Infrastructure de l’Utilisateur
L’Utilisateur fait son affaire de la fourniture et de la maintenance de l’équipement et de la connexion Internet nécessaires à l’accès à la Plateforme, dont les coûts restent à sa charge exclusive. Il lui appartient de protéger son matériel et ses données, notamment au moyen de logiciels de sécurité régulièrement mis à jour.
4. Identifiants et sécurité
Les identifiants de connexion à la Plateforme sont uniques, personnels et confidentiels. Chaque Utilisateur s’interdit de les communiquer à quiconque, y compris à un autre Utilisateur de son Cabinet. Toute action réalisée depuis le compte d’un Utilisateur est réputée effectuée par le Cabinet, qui en assume les conséquences.
En cas de perte, de vol ou de suspicion d’utilisation frauduleuse de ses identifiants, l’Utilisateur en informe Ciceria sans délai à l’adresse support@ciceria.fr, afin que les mesures de sécurité appropriées soient prises (réinitialisation, désactivation temporaire).
Il est interdit d’accéder à l’espace personnel d’un autre Utilisateur. Un tel accès est susceptible de constituer un accès frauduleux à un système de traitement automatisé de données au sens des articles 323-1 et suivants du Code pénal. L’Utilisateur qui accéderait par erreur à un espace qui n’est pas le sien s’engage à en informer immédiatement Ciceria et à ne divulguer aucune information dont il aurait pu prendre connaissance à cette occasion.
5. Connexion au compte Guichet Unique du Cabinet
5.1 Finalité
Pour permettre la transmission des Formalités et la synchronisation de leur suivi, le Cabinet renseigne dans la Plateforme ses Identifiants Guichet Unique. Ce lien sécurisé permet à la Plateforme de transmettre les Dossiers au Guichet Unique depuis le compte officiel du Cabinet et de synchroniser l’état d’avancement, les statuts et les documents associés à chaque Formalité.
5.2 Conservation et usage
Les Identifiants Guichet Unique sont conservés de manière sécurisée et chiffrée par Ciceria et ne sont utilisés que dans le strict cadre du fonctionnement de la Plateforme. Ciceria ne réalise depuis le compte Guichet Unique du Cabinet aucune opération autre que celles initiées ou validées par le Cabinet via la Plateforme.
5.3 Mise à jour et suppression
En cas de modification de ses Identifiants Guichet Unique, le Cabinet les met à jour dans la Plateforme, faute de quoi la synchronisation est interrompue. Le Cabinet peut à tout moment demander la suppression de ses Identifiants Guichet Unique et la déconnexion de la Plateforme de son compte, par demande adressée à support@ciceria.fr ; cette déconnexion met fin à l’accès de Ciceria aux Dossiers du Cabinet.
6. Obligations des Utilisateurs
Le Cabinet et chaque Utilisateur s’engagent à :
- fournir des informations exactes, complètes et à jour, notamment concernant leur identité et leur qualité professionnelle, et actualiser ces informations sans délai ;
- utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU, aux CGS, aux lois et règlements en vigueur et à leurs règles déontologiques ;
- ne pas utiliser la Plateforme d’une manière susceptible de porter atteinte aux droits de tiers ou à l’image de Ciceria, de ses partenaires ou d’autres utilisateurs ;
- ne pas introduire de virus ou de code malveillant, ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité de la Plateforme, ne pas réaliser de tests d’intrusion ni provoquer de charge excessive sur son infrastructure ;
- ne pas extraire, copier, aspirer ou réutiliser tout ou partie de la Plateforme ou de son contenu, par quelque moyen que ce soit, y compris au moyen de robots, d’outils de scraping ou de techniques d’extraction automatisée ;
- ne pas décompiler, désassembler ni tenter d’accéder aux codes sources de la Plateforme, sauf dans les cas limitativement autorisés par la loi ;
- ne pas revendre, louer, sous-licencier ou mettre la Plateforme à la disposition de tiers étrangers au Cabinet.
Si l’utilisation fautive de la Plateforme par un Utilisateur expose Ciceria à une réclamation, une procédure ou une condamnation, le Cabinet garantit Ciceria de l’ensemble des sommes, frais et dommages en résultant.
7. Disponibilité de la Plateforme
Ciceria met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer un accès continu et sécurisé à la Plateforme, dans le cadre d’une obligation de moyens. Ciceria ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreurs : la Plateforme peut être temporairement suspendue ou restreinte pour maintenance programmée ou d’urgence, mise à jour, impératif de sécurité ou de capacité, ou en cas d’événement indépendant de la volonté de Ciceria.
La fourniture de la Plateforme dépend en outre de la disponibilité de services tiers (réseaux de télécommunications, hébergeur, Guichet Unique et téléservices des Organismes destinataires, prestataires de signature et de paiement) que Ciceria ne maîtrise pas et dont l’indisponibilité ne saurait engager sa responsabilité.
8. Responsabilité
Ciceria ne saurait être tenue responsable des dommages résultant d’une défaillance de la connexion ou de l’équipement de l’Utilisateur, d’une utilisation de la Plateforme non conforme aux présentes, ou de la perte ou compromission d’identifiants imputable à l’Utilisateur.
Ciceria ne saurait être tenue responsable des dommages indirects (perte de clientèle, préjudice d’image, perte de chance ou d’exploitation) subis par le Cabinet ou ses Clients finaux. Les stipulations relatives à la responsabilité au titre des services (contenu des Formalités, délais, rejets) figurent dans les CGS.
9. Propriété intellectuelle
La Plateforme, sa structure, son code, ses interfaces, ses algorithmes, sa charte graphique, sa documentation, ainsi que la marque et le nom « Ciceria », sont et demeurent la propriété exclusive de Ciceria. Aucune stipulation des présentes ne peut être interprétée comme une cession de droits de propriété intellectuelle.
Ciceria concède au Cabinet et à ses Utilisateurs un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible de la Plateforme, pour la durée des présentes et pour les seuls besoins de l’activité professionnelle du Cabinet. Toute reproduction, représentation, adaptation ou utilisation non autorisée de tout ou partie de la Plateforme est susceptible de constituer une contrefaçon engageant la responsabilité civile et pénale de son auteur. Le fait pour Ciceria de ne pas agir immédiatement à l’encontre d’une utilisation non autorisée ne vaut ni acceptation ni renonciation à agir.
Le Cabinet demeure propriétaire de ses Dossiers et des données qu’il confie à la Plateforme.
10. Données personnelles
10.1 Deux qualités distinctes
Pour les données relatives aux Utilisateurs et au fonctionnement du compte Cabinet, Ciceria agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites dans les mentions légales du site.
Pour les données des Clients finaux contenues dans les Dossiers (dirigeants, associés, bénéficiaires effectifs, etc.), le Cabinet agit en qualité de responsable de traitement et Ciceria en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Cette relation est régie par l’accord de sous-traitance figurant en Annexe 1, qui fait partie intégrante des présentes CGU.
10.2 Hébergement et conservation
Les données des Dossiers sont hébergées en France. Les Dossiers sont conservés pendant une durée de douze (12) mois à compter de la validation de la Formalité par l’Organisme destinataire, puis supprimés ou anonymisés, sauf obligation légale de conservation plus longue ou demande contraire du Cabinet.
11. Suspension et exclusion
En cas de manquement grave d’un Cabinet ou d’un Utilisateur aux présentes CGU ou aux CGS — notamment : fourniture d’informations fausses lors de l’onboarding, perte de la qualité de professionnel visée à l’article 3.1, usage frauduleux ou abusif de la Plateforme, atteinte à sa sécurité, ou défaut persistant de remboursement des avances prévues par les CGS — Ciceria peut suspendre l’accès concerné, après notification.
Si le manquement n’est pas régularisé dans un délai de quinze (15) jours suivant la notification, Ciceria peut procéder à l’exclusion du Cabinet ou de l’Utilisateur : suppression du compte et des identifiants, déconnexion du compte Guichet Unique du Cabinet et suppression des Dossiers hébergés par Ciceria, sans préjudice de tous dommages et intérêts. Les sommes dues au titre des CGS restent exigibles. Les Formalités déposées demeurent en tout état de cause accessibles au Cabinet depuis son propre espace sur le Guichet Unique.
12. Durée et résiliation
Les présentes CGU prennent effet à compter de l’activation du compte de l’Utilisateur et s’appliquent pendant toute la durée d’utilisation de la Plateforme.
Le Cabinet peut demander la fermeture de son compte à tout moment, sur simple demande adressée à contact@ciceria.fr, sans frais ni préavis. La fermeture du compte emporte la suppression des identifiants des Utilisateurs, la déconnexion de la Plateforme du compte du Cabinet auprès du Guichet Unique et la suppression des Dossiers hébergés par Ciceria, conformément à l’article 10.2 et à l’Annexe 1. Les Formalités déposées demeurent en tout état de cause accessibles au Cabinet depuis son propre espace sur le Guichet Unique.
13. Modification des CGU
Ciceria peut faire évoluer les présentes CGU, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou fonctionnelles de la Plateforme. Toute modification substantielle est notifiée au Cabinet au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation de la Plateforme après cette date vaut acceptation des CGU modifiées ; à défaut, le Cabinet peut fermer son compte dans les conditions de l’article 12.
14. Dispositions générales
Si l’une quelconque des stipulations des présentes venait à être déclarée nulle ou inopposable, elle serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations. Le fait pour Ciceria de ne pas se prévaloir d’un manquement du Cabinet ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours, tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Nîmes, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, y compris pour les procédures d’urgence, conservatoires ou en référé.
ANNEXE 1
Accord de sous-traitance de données personnelles (art. 28 RGPD)
A1.1 Objet et durée
La présente annexe encadre le traitement, par Ciceria en qualité de sous-traitant, des données à caractère personnel contenues dans les Dossiers, pour le compte du Cabinet, responsable de traitement. Elle s’applique pendant toute la durée d’utilisation de la Plateforme et jusqu’à la suppression effective des données.
A1.2 Description du traitement
Nature et finalité : hébergement, extraction automatisée, structuration, contrôle de cohérence, transmission aux Organismes destinataires et conservation des données strictement nécessaires à la préparation et au dépôt des Formalités.
Catégories de données : données d’identification (nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité), coordonnées, données figurant sur les pièces d’identité et justificatifs, données relatives à la vie professionnelle et à la détention du capital des entreprises concernées.
Catégories de personnes concernées : dirigeants, associés, bénéficiaires effectifs, conjoints et représentants des Clients finaux du Cabinet.
A1.3 Obligations de Ciceria
Ciceria s’engage à :
- traiter les données uniquement pour les finalités décrites ci-dessus et sur instruction documentée du Cabinet, matérialisée par l’utilisation de la Plateforme ;
- garantir la confidentialité des données et s’assurer que les personnes autorisées à les traiter sont soumises à une obligation de confidentialité ;
- mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (hébergement en France, chiffrement des données en transit et au repos, contrôle et journalisation des accès) ;
- aider le Cabinet, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité et d’analyses d’impact ;
- notifier au Cabinet toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations nécessaires à ses propres notifications ;
- mettre à la disposition du Cabinet les informations nécessaires pour démontrer le respect des présentes obligations et permettre la réalisation d’audits, dans des conditions raisonnables convenues entre les parties ;
- ne procéder à aucun transfert de données hors de l’Union européenne sans mise en place de garanties appropriées et information préalable du Cabinet.
A1.4 Sous-traitants ultérieurs
Le Cabinet autorise de manière générale le recours par Ciceria aux sous-traitants ultérieurs suivants, présentant des garanties suffisantes :
- OVH — hébergement de la Plateforme et des données des Dossiers, en France ;
- Yousign — service de signature électronique des synthèses de Formalités ;
- Stripe — traitement des paiements par carte bancaire ;
- IONOS — hébergement du site vitrine ciceria.fr.
Ciceria informe le Cabinet de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur, le Cabinet disposant d’un délai de quinze (15) jours pour émettre des objections légitimes. Ciceria demeure pleinement responsable envers le Cabinet de l’exécution par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.
A1.5 Sort des données Au terme de la conservation prévue à l’article 10.2 des CGU (douze mois après validation de la Formalité), ou en cas de fermeture du compte du Cabinet, Ciceria supprime ou anonymise l’ensemble des données des Dossiers qu’elle héberge, sauf obligation légale de conservation. Cette suppression est sans incidence sur l’accès du Cabinet à ses Formalités, qui demeurent